Wypełniając obowiązek, o którym mowa w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich informacji (nazwa RODO) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, informujemy, że:

1. ADMINISTRATOR

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest IWENTARIUM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, adres: ul. Wadowicka 12/141, 30-415 Kraków, KRS: 0000514344, NIP: 6793103576, REGON: 123176206, e-mail: kontakt@iwentarium.pl

2. CEL I PODSTAWY PRZETWARZANIA

1. Umowa

W przypadku kontaktu w celu zawarcia umowy, Pana/Pani dane przetwarzamy w celu podjęcia na Pana/Pani żądanie działań przed zawarciem umowy, np. prowadzenia negocjacji lub przedstawienie oferty (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

W przypadku zawarcia z Panem/Panią umowy, dane niezbędne do jej zawarcia przetwarzamy:

  • w celu jej wykonania (m.in. kontaktu w związku z jej wykonywaniem, potwierdzeniem płatności) i na jej podstawie (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze m.in. obowiązków podatkowych, wystawiania faktur VAT, rozpatrywania reklamacji, spełnienia obowiązku informacyjnego (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest wówczas dochodzenie i obrona roszczeń, archiwizacja dokumentacji.

Zakres danych osobowych koniecznych do zawarcia umowy jest zależny od jej przedmiotu. Administrator zawsze jednak żąda podania wyłącznie tych danych, które są niezbędne do zawarcia umowy. Ich podanie jest obowiązkowe do zawarcia umowy.

2. Kontakt telefoniczny

W przypadku kontaktu przez Pana/Panią drogą telefoniczną, w sprawach, które nie są związane ze świadczeniem usług na Pana/Pani rzecz bądź wykonywania innej umowy, dane osobowe przekazane przez Pana/Panią są przetwarzane w celu obsługi żądania lub zgłoszonego zapytania. Podstawą przetwarzania w takim wypadku jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na obsłudze żądań i zapytań w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą. Administrator może żądać podania przez Pana/Panią danych niezbędnych do obsługi żądania, wówczas podanie takich danych jest obowiązkowe do obsługi żądania.

3. Prowadzenie korespondencji tradycyjnej oraz za pośrednictwem e-mail

W przypadku kierowania przez Pana/Panią do Administratora korespondencji e-mail bądź tradycyjnej, która nie jest związana ze świadczeniem usług bądź wykonywania innej umowy, dane osobowe w  niej zawarte są przetwarzane w celu obsługi żądania lub zgłoszonego w korespondencji zapytania. Podstawą przetwarzania w takim wypadku jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na prowadzeniu korespondencji oraz obsługi żądań i zapytań w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą. Podanie danych osobowych niezbędnych do obsługi żądania jest obowiązkowe.

4. Formularz kontaktowy

W przypadku kontaktu przez Pana/Panią przez formularz kontaktowy Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane w celu obsługi Pana/Pani zapytania na podstawie Pana/Pani dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podanie danych wskazanych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zgłoszonego zapytania.

5. Newsletter

Jeżeli wyrazi Pan/Pani na to zgodę, będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe (adres e-mail) w celu przesyłania Pana/Pani newslettera na podstawie Pana/Pani dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, jednak niezbędne do otrzymywania newslettera.

3. ODBIORCY DANYCH

Pana/Pani dane osobowe możemy udostępniać podmiotom, z których korzystamy przy ich przetwarzaniu np.: firmom księgowym, prawniczym, informatycznym, zajmującym się niszczeniem dokumentów, archiwacjom dokumentów, kurierskim, transportowym, zapewniającym dostęp do poczty mailowej, operatorom pocztowym. Administrator udostępni również Pana/Pani dane w sytuacji, kiedy będzie to konieczne z uwagi na ciążący na nim obowiązek.

4. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Nie przekazujemy Pana/Pani danych poza teren UE/ Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

5. CZAS PRZETWARZANIA DANYCH

Pana/Pani dane:

  1. pozyskane na podstawie Pana/Pani żądania do podjęcia przez Administratora działań przed zawarciem umowy- przetwarzamy przez okres niezbędny do podjęcia działań.
  2. pozyskane w celu zawarcia i wykonania umowy przetwarzamy aż do czasu jej wykonania,
  3. przetwarzane w celu realizacji prawnego obowiązku- aż do czasu jego wykonania,
  4. przetwarzane w związku z prawnie uzasadnionym interesem Administratora- do czasu jego wypełnienia lub skutecznego zgłoszenia przez Pana/Panią sprzeciwu.
  5. przetwarzane na podstawie Pana/Pani zgody (na przesyłanie newslettera lub w związku z kontaktem za pośrednictwem formularza kontaktowego)- do momentu jej cofnięcia.

Powyższe okresy przetwarzania danych osobowych mogą zostać przedłużone w przypadku, kiedy dalsze przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Po tym okresie dane będą przetwarzane tylko w przypadku, kiedy wymagają tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania, dane osobowe są usuwane lub anonimizowane.

6. PANA/PANI PRAWA:

Informujemy, że przysługuje Panu/Pani:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii

2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych

3. prawo do usunięcia danych.

Jeżeli Pana/Pani zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali Pana/Pani dane, możesz zażądać, abyśmy je usunęli.

4. ograniczenia przetwarzania danych

Może Pan/Pani zażądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Panem/Panią działań, jeżeli Pana/Pani zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Pana/Pani temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chce Pan/Pani, żebyśmy je usunęli, bo są Panu/Pani potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego przez Pana/Panią sprzeciwu względem przetwarzania danych.

5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

Sprzeciw z uwagi na szczególną sytuację. Ma Pan/Pani prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni, a także, gdy przetwarzanie jest nam niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do sprawowania powierzonej nam władzy publicznej. Powinien Pan/Pani wtedy wskazać nam Pana/Pani szczególną sytuację, która Pana/Pani zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas Pana/Pani danych są nadrzędne wobec Pana/Pani praw lub też że Pana/Pani dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

6. prawo do przenoszenia danych:

Ma Pan/Pani prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. format „.csv” dane osobowe Pana/Pani dotyczące, które nam Pan/Pani dostarczył na podstawie umowy lub Pana/Pani zgody. Może Pan/Pani też zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi.

7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uważa Pan/Pani, że przetwarzamy Pana/Pani dane niezgodnie z prawem, może Pan/Pani złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych

W każdej chwili ma Pan/Pani prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Pana/Pani zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pana/Pani zgody przed jej wycofaniem.

W przypadku chęci realizacji powyższych praw, prosimy o kontakt osobisty, za pośrednictwem poczty tradycyjnej bądź wiadomości e-mail z wykorzystaniem następujących danych:

IWENTARIUM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, adres: ul. Wadowicka 12, 30-415 Kraków

e-mail: kontakt@iwentarium.pl

(od poniedziałku do piątku w godz. 9.00-17.00).

7. PODEJMOWANIE DECYZJI W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY

Informuję, iż nie będziemy podejmować wobec Pana/Pani decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie będzie Pan/Pani podlegał profilowaniu.